ҚР МОМ қорында Қазақстанның ерте заманан қазіргі кезеңге дейінгі тарихын сипаттайтын материалдық және рухани мәдениеттің құндылықтары сақталған. Коллекция бойынша, деректердің түріне, материалына қарай біріктірілген музей заттары 15 қорға бөлінген. Барлық ғылыми бөлімдердің негізгі жұмысы музей қорымен байланысты және бұл жұмыс музей заттарын есепке алу, сақтау, ғылыми тіркеу, ұдайы толықтыру және ғылыми паспорттау мен зерттеуге тікелей бағытталған.
Есепке алу, ғылыми тіркеу және қорды толықтыру
Музей қорларын есепке алу – қор жұмысының негізгі бағыттарының бірі. Барлық музей заты мен коллекциялары мемлекеттік есепке
алынады. Музей заттары мен коллекцияларын есепке алу – оларды сәйкестендіру, сақтауды ұйымдастыру, орнын анықтау, сақталу жағдайын бақылау, ғылыми-зерттеу және оларды тиімді әрі ұтымды пайдалану мақсатында арнайы есепке алу-сақтау құжаттарына тіркеу болып табылады.
Музей қорын мемлекеттік есепке алу екі кезеңмен жүргізіледі: жаңа түсімдерді алғашқы есепке алу және музей затын ғылыми тіркеу. Осыған байланысты музей заттары алғашқы тіркеуден кейін олардың ғылыми сипаттамасын жасау әрі анықтау сияқты негізігі белгілеріне байланысты ғылыми тіркеуден өтеді.
Қорды жүйелі түрде толықтыру жұмыстары – музей ісіндегі басты ғылыми бағыттардың бірі. Музей қоры бірнеше жолдармен толықтырылады. Негізігі түсім көзі — жекелеген ұйымдар мен тұлғалардың сый-тартулары, жеке адамдардан сатып алу, сондай-ақ жинақтау жұмыстарын жүргізу және арнайы тақырыптарды зерттеу үшін ұйымдастырылған археологиялық және этнографиялық, тарихи, жаратылыстанулық экспедициялар нәтижесінде алынған заттар болып табылады. Экспедициялар көбінесе ғылыми мекемелермен бірлесіп жүргізіледі.
Музей қоры ҚР белгілі тұлғалары, ғылым, білім, өнер, тарих, және мәдениет қайраткерлерінің жеке кешендері және мұрағатымен ұдайы толықтырылып отырады.
Артефактілердің санды көшірмесін жасау (сканерлеу, фотоға түсіру)
Санды форматқа ауыстыру – фотосуреттер мен мәтіндерді сақтау және пайдалану үшін суретке немесе сканерге түсіру үрдісі.
Музейде 2012 жылдан бастап фотоқұжаттар қоры материалдарының (негативтер мен фотосуреттер) санды көшірмесін жасау жұмыстары жүргізіліп келеді. Санды көшірме жасау көрме жұмыстарына, экспозицияға, электронды бағдарламаларға («Музеолог»), ғылыми каталогтарға және т.б. мақсаттарға пайдалану үшін бірнеше рет пайдалануға, музейлік ғылыми-білім бағытында ізденген ғылыми қызметкерлер, зерттеушілер үшін қордағы қажетті мәліметті жедел түрде табуға, музейдің фото және құжаттық деректерден тұратын құндылықтарының толық сандық мұрағатын қалыптастыруға мүмкіндік береді.
Ғылыми-зерттеу жұмыстары үшін тиісті материалдарды, атап айтсақ, монеталарды сканерлеу жолға қойылған. Монеталарды сканерлеу олардың ұзақ саталуын қамтамасыз ету мақсатында түпнұсқамен жұмыс істеуге деген қажеттілікті азайтып, монеталардың электронды коллекциясын құруға мүмкіндік береді.
Сонымен қатар музейдің фотолабораториясында каталогтар (музейдің ғылыми жұмыстары бойынша), қалпына келтіру, музейде өтетін іс-шаралар, ҚР МОМ фотоальбомы мен сайты, ғылыми мақалалар мен «Музеолог» бағдарламасы, көрмелер мен экспозициялық залдардың құрастыру парақтарын жасау үшін фотоға түсіру жұмыстары жүргізіледі. Осы күнге дейін 27 298 с.б. санды форматқа көшірілді.
Атрибуция және паспорттау
Музейлік затты толық әрі жан-жақты зерттеп, оның кеңейтілген сипаттамасын жасау нәтижесінде музейдің ғылыми-қор жұмыстарының негізгі түрі – күрделі құрылымды ғылыми паспорт толтырылады. Ғылыми паспорт – экспонат туралы мәліметтер толық қамтылған ақпараттық тасымалдаушы болып табылады. Ғылыми паспортқа енгізілген ақпаратта есепке алу-сақтау құжаттарында көрсетілген мәліметтермен қатар ғылыми-зерттеу жұмыстары барысында алынған мәліметтер де енгізіліп, музейлік затқа жасалған ғылыми атрибуция қорытындыланады.
Музей қызметкерлері ғылыми және анықтамалық әдебиеттер, музей архивіндегі құжаттарды пайдалану нәтижесінде музейлік заттардың кеңейтілген сипаттамаларын жасап, экспонаттардағы белгі, жазба және бейнелерді зерттей отырып, олардың толық анықтамасын дайындайды және барлық коллекциялар бойынша ғылыми паспорттар жазу жұмыстарын жүргізеді. Музей жәдігерлерін ғылыми паспорттау жұмысы 1970 жылдардан басталған.
Музей заттарының толық сипаттамасы мен ғылыми паспортын жазу нәтижесінде киім, кілем бұйымдары, археология, нумизматика, қолжазбалар мен сирек кездесетін кітаптар коллекциялары бойынша ғылыми каталогтар жарық көрді (Қараңыз: Ғылыми еңбектер мен жарияланымдар).
«Музеолог» бағдарламасы
2004 жылғы ЮНЕСКО-ның Алматы қаласындағы Кластерлік бюросымен жасалған келісім негізінде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік
орталық музейі (әрі қарай – ҚР МОМ) «Museolog» электронды каталогтау бағдарламасын Орта Азия және Қазақстан музейлеріне енгізу бойынша үйлестірушілік және әдістемелік қызмет көрсетуін жалғастырып келеді.
«Museolog» еркін бағдарламалық жасақтамасы – Орта Азия аймағындағы музейлерге арналған. Аталған бағдарлама арқылы интернет жүйесін пайдаланушы кез келген ғалым-тарихшылар мен музей қызметкерлері, қалың көпшілік осы аймақтар музейлерінің қорындағы бірегей экспонаттармен танысуға мүмкіндік алады. Бүгінгі таңда ҚР Мемлекеттік орталық музейі «Музеолог» бағдарламасын енгізу мен қолдану бойынша үйлестіруші әрі кеңесші орталыққа айналып отыр.
Музей коллекцияларының ақпараттық каталогын құруға арналған компьютерлік бағдарлама – «Museolog», яғни виртуалды түгендеу карточкалары бар электронды каталог арқылы төмендегі міндеттерді жүзеге асыруға болады:
- музей коллекцияларын есепке алу және басқару;
- музей коллекциясын сақтау;
- жекелеген музейлік заттар туралы мәлімет алу үшін коллекцияларды жете зерттеу;
- Қазақстан музейлері коллекцияларының бірыңғай ақпараттық алаңын қалыптастыру;
- коллекциялар туралы мәлімет алуға қолжетімділік;
- басылымдарды шығару.
Қазіргі уақытта музейлердің сұранысына сай бағдарламалық жасақтаманы жетілдіру жұмыстары жүргізілді. 2008 жылы ЮНЕСКО Линукс 4.7-ге арналған «Мuseolog» бағдарламасын дайындады. Осылайша, ендігі кезекте ғылыми сипаттама жасау тезаурустар негізінде жүзеге асырылатын болды.
Бүгінгі күнге дейін ҚР МОМ қызметкерлері электронды каталогқа жазбалар енгізуге дағдыландыру бойынша республиканың 25 тарихи-өлкетану музейінің қызметкерлеріне кеңестер берді. Сонымен қатар «Мuseolog» электронды каталогтау бағдарламасы жүйесін енгізу және орнату бойынша ҚР ПІБ «Мемлекеттік резиденциялар дирекциясы» РМК қызметкері мен Баян-Өлгей музейінің (Моңғолия) директорына практикалық курстар өткізді.
«Мuseolog» бағдарламасы есеп, идентификация, музейлік коллекцияны каталогтау және ғылыми-зерттеу жұмыстарын қамтамасыз ету үшін ұйымдасқан ғылыми база құруға мүмкіндік береді.
«Мuseolog» электрондық каталогтау бағдарламасын болашақта Қазақстандағы барлық музейлердің меңгеруі, бізге республикадағы Ұлттық музей қорының құрамы туралы жалпы мәліметті көруге және Орта Азия елдері музейлерінің қорындағы коллекциялармен электронды түрде танысуға мүмкіндік береді.